Zarówno instytucje państwowe jak i firmy prywatne, podczas swojej działalności, wytwarzają różnego rodzaju dokumentację, która rejestruje ich strukturę i sposób działania. Akta te, ze względu na swą wartość historyczną, dzielą się na:
- dokumentację archiwalną (kategoria A) – posiada trwałą wartość historyczną i jest przechowywana wieczyście,
-
dokumentację niearchiwalną – ma znaczenie praktyczne i jest przechowywana czasowo, dodatkowo dzieli się na:
- kategorię B – z dopisanym oznaczeniem liczbowym określającym okres przechowywania, po tym czasie jest przekazana na makulaturę,
- kategorię BE – z dopisanym oznaczeniem liczbowym określającym okres przechowywania, po tym czasie jest poddana ekspertyzie, po której ma nadaną kategorię archiwalną lub jest przekazana na makulaturę,
- kategorię BC – dokumentacja bieżąca, o krótkotrwałej wartości – po jej pełnym wykorzystaniu może być przekazana na makulaturę.
